残業代を請求された場合（使用者側）

相談内容

退職した元従業員から、突然に未払残業代200万円を請求する旨の内容証明郵便が送られてきました。
円満退職した元従業員でしたから、なぜ突然にこのような請求をしてきたのだろうとショックでした。

内容証明郵便をみると、元従業員は、休憩時間も休みなく働かされたと主張し、残業時間も相当になっていると書いてありました。

その上、内容証明郵便には、タイムカードや就業規則の写しを出すよう要求されているだけでなく、到着してから1週間以内に200万円の支払いに応じなければ法的手段をとると書いてありました。

当社はどのように対応すればよいのでしょうか。

ご回答

残業代請求を受けた場合、労働者側が設定する回答期限には直接的な法的効力はないため、慌てて回答する必要はありません。
労働者側が請求する残業代は、基礎賃金や実労働時間の算定が誤っていることもあるほか、すでに消滅時効にかかっている場合もありますので、請求額を鵜呑みにすべきではありません。
残業代請求に安易に応じてしまうと、他の従業員に波及するおそれもあります。会社としてどのような姿勢で臨むのかを明確にした上で、毅然と対応する必要があります。
残業代請求には複雑な争点が多数存在します。残業代請求を適切に解決し、予防するためには、労働問題に詳しい弁護士へご相談ください。

残業代請求に関する相談が多い業種

残業代請求に関するご相談は幅広い業種から寄せられていますが、特に以下の業種から多い傾向にあります。

運送業
建設業
製造業
宿泊業
飲食業
教育関連業
医療・介護施設
サービス業

これらの業種は、いずれも労働集約型産業であり、慢性的な人手不足の課題を抱える傾向にあることから、少ない人数で業務の対応を余儀なくされる結果、長時間労働が常態化しやすいといえます。

残業代請求のリスク

残業代請求を受けた場合、企業にとっては様々な法的リスクが生じることになります。

民事責任

残業代請求が認められた場合、未払の残業代だけでなく、付加金や遅延損害金等も加算して支払わなければならない場合があります。

刑事責任

残業代不払いは、労働基準法に違反していることになります。

組織ぐるみで残業代の不払いを行っていたとして、悪質な労働基準法違反事例と判断された場合には、刑事責任を問われることもあり得ます。

行政責任

悪質な労働基準法違反事例の場合には、是正勧告等の行政責任を問われることも起こりえます。

社会的責任（レピュテーションリスク）

既に述べたとおり、企業はＣＳＲを問われる時代となっています。残業代不払いが常態化していた場合には、ＳＮＳなどで一般人によって企業名や違反事例の概要をインターネット上に拡散されることも起こりえます（いわゆる「ブラック企業」と揶揄される可能性もあります）。

残業代請求を受けた場合の初動対応のポイント

残業代請求を受けた場合には、こうした様々な法的リスクが有ることを踏まえて対応する必要があります。

企業が残業代請求を受けた場合の初動対応のポイントは、以下のとおりです。

回答期限の法的拘束力

まず注意しなければならないことは、労働者側からいつまでに回答するよう要求されているからといっても、回答期限には法的拘束力があるわけではないということです。
したがって、労働者側が設定する回答期限までに慌てて回答する必要はありません

よくある失敗の1つが、一方的に設定された回答期限をみて驚いてしまい、十分に検討することもせずに安易に支払いに応じてしまうことですので、ご注意ください。

残業代請求の消滅時効

次に、労働者側は、入社してから退社するまでの全期間分の残業代を請求してくるケースもみられます。

しかしながら、残業代請求は労働債権としての請求となり、2年の短期消滅時効の対象となります（労働基準法115条）。したがって、労働者側が請求してきた残業代はいつからの分なのかは、必ず確認する必要があります。

仮に、何ら確認もせずに安易に支払いに応じる旨の回答をしてしまうと、債務を承認したとして、消滅時効を主張することができなくなるおそれがあります。

なお、民法改正にあわせて、労働債権の消滅時効も2年から5年に延長するという議論がされているため、今後の動向には注意が必要です。

基礎賃金の範囲

また、労働者側が主張する残業代の計算根拠となる基礎賃金が、法的に適正な金額かどうかを検討する必要があります。

残業代とは、以下の計算式で算定されます。

残業代＝時間単価（基礎賃金）×残業した労働時間×割増率

残業代の計算根拠となる時間単価（基礎賃金）には、労働者に支給されているすべての金額が含まれるわけではありません。

例えば、①家族手当、②通勤手当、③別居手当、④子女教育手当、⑤住宅手当は基礎賃金から除外されます（労働基準法施行規則21条）。

なお、上記手当が基礎賃金に含まれるかどうかは、名称によって判断されるわけではなく、実質的に判断されます（昭和22年9月13日発基17号）。

名称が家族手当になっていない手当であっても、扶養家族の有無や数に従って支給される手当であれば、除外賃金となるケースもある一方、逆に家族手当等の名称であっても除外賃金とならないケースもあります。労働者側では、請求金額をできる限り多く見せるために、上記手当も含めて基礎賃金を算定してくることがまま見受けられます。

したがって、会社側としては、労働者側が主張する残業代の根拠となる基礎賃金が適正かどうかを検討する必要があります。

実労働時間≠在籍時間

労働者側が主張する残業代の算定根拠として、基礎賃金のほかに、労働時間があります。

残業した労働時間は、以下のように算定します。

残業した時間＝実労働時間　–　所定労働時間

注意しなければならないことは、実労働時間は、会社に在籍していた時間、ではないということです。

実労働時間とは、「使用者の指揮命令下で労働力を提供した時間」をいいます。

具体的には、「労働時間に該当するか否かは、労働者の行為が使用者の指揮命令下に置かれたものと評価することができるかにより客観的に決まるものであって、労働契約、就業規則、労働協約等の定めのいかんにより決定されるべきものではない」（三菱重工長崎造船所事件、最高裁平成12年3月9日判決　労判778号8頁）とされています。

したがって、就業規則で勤務開始時刻が午前9時とされている場合でも、午前8時半からの勤務が命じられれば実際には命令下に置かれた午前8時半からが労働時間と認定されることになります。

逆に、午前8時半からの勤務が命じられているわけではなく、また実際に何も仕事をしているわけでもなければ、午前8時半からは労働時間とは認定されず、午前9時からが労働時間と認定されることになります。

このように、残業代の算定基礎となる労働時間は、機械的・形式的に決まるわけではなく、実質的な労務環境から判断されることになります。

労働者側が主張する労働時間が、果たして残業代の算定根拠となる実労働時間に該当するかどうかは、慎重に検討しなければなりません。

他の従業員に与える影響

次に、労働者側が残業代を請求した場合、会社側が安易に支払いに応じることによって、他の従業員にどのような影響をあたえるかということも考慮する必要があります。

実際には労働者側が過大に残業代を請求してきたにもかかわらず、会社側として紛争を大きくしたくないと考えてすぐに支払いに応じることで、果たしてこの問題は沈静化するといえるでしょうか。

逆に、内容証明郵便を送付しただけですぐに支払いに応じるようであれば、他の従業員も本来よりも多めに残業代を請求しても簡単に支払いに応じてもらうことができると考え、際限がなくなってしまうおそれもありえます。

このように、個別の労働問題のはずが、気が付かないうちに他の従業員にも拡がっていき、ひいては会社全体の経営を揺るがしかねない事態にまで発展するおそれもあります。

1人の元従業員との間だけの問題と安易に考えず、他の従業員との関係でも、どのような対応が望ましいのかは、慎重に検討する必要があります。

資料開示拒否のリスク

なお、労働者側から、残業代算定のための資料として、タイムカードや就業規則の開示を求められた場合、対応すべきかどうかという問題があります。

この点、労働者側の要求を無視し続けると、裁判に発展した場合、会社側の不誠実な対応が問題視される恐れもあります（参考：会社の不誠実な対応を理由に消滅時効の援用は権利濫用にあたり許されないとされた裁判例（日本セキュリティシステム事件　長野地裁佐久支部平成11年7月14日判決　労働判例770号98頁））。

もっとも、だからといって必要のない資料まで送付するべきではありませんので、どこまで開示に応じるべきか慎重に検討すべきです。