残業代請求をされた場合の７つのポイント
労働問題は、人同士のトラブルに端を発します。
労働問題に発展するきっかけはささいなことかもしれません。
ですが、ひとたび労働問題が発生すれば、職場環境を悪化させるだけではなく、ともすれば企業の存続自体を左右しかねない問題にまで発展するおそれがあります。
そして、労働問題は、初動対応を誤れば、取り返しのつかないリスクが生じかねません。
本稿では、残業代請求を受けた場合に企業が留意すべき７つのポイントを解説します。
【相談事例】
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３か月前に退職した元従業員から、突然に未払残業代３００万円を請求する旨の内容証明郵便が送られてきました。 内容証明郵便をみると、元従業員は、休憩時間も休みなく働かされたと主張し、残業時間は合計何百時間にもなっていると書いてありました。 その上、内容証明郵便には、タイムカードや就業規則の写しを出すよう要求されているだけでなく、到着してから１週間以内に３００万円の支払いに応じなければ法的手段をとると書いてありました。 支払いに応じなければすぐに裁判を起こされてしまうかもしれないと思い、仕方なく言われるままに３００万円を支払ってしまいました。 |
【会社の失敗】
果たして、この会社の対応はこれでよかったと思うでしょうか？
実は、この会社の初動対応は、様々な失敗を犯していると言わざるを得ないのです。
果たしてこの会社の初動対応のどこに問題があったのかは、残業代請求を受けた場合に企業がとるべき７つのポイントを踏まえて説明します。
【残業代請求をされた場合の７つのポイント】
ポイント１：回答期限に法的拘束力はない
まず注意しなければならないことは、労働者側からいつまでに回答するよう要求されているからといっても、回答期限には法的拘束力があるわけではないということです。
したがって、労働者側が設定する回答期限までに慌てて回答する必要はありません
よくある失敗の１つが、一方的に設定された回答期限をみて驚いてしまい、十分に検討することもせずに安易に支払いに応じてしまうことですので、ご注意ください。
ポイント２：残業代請求は２年の消滅時効がある
次に、労働者側は、入社してから退社するまでの全期間分の残業代を請求してくるケースもみられます。
しかしながら、残業代請求は労働債権としての請求となり、２年の短期消滅時効の対象となります（労働基準法１１５条）。
したがって、労働者側が請求してきた残業代はいつからの分なのかは、必ず確認する必要があります。
仮に、何ら確認もせずに安易に支払いに応じる旨の回答をしてしまうと、債務を承認したとして、消滅時効を主張することができなくなるおそれがあります。
ポイント３：基礎賃金にはすべての手当が含まれるわけではない
また、労働者側が主張する残業代の計算根拠となる基礎賃金が、法的に適正な金額かどうかを検討する必要があります。
残業代とは、以下の計算式で算定されます。
残業代＝時間単価（基礎賃金）×残業した労働時間×割増率
残業代の計算根拠となる時間単価（基礎賃金）には、労働者に支給されているすべての金額が含まれるわけではありません。
例えば、①家族手当、②通勤手当、③別居手当、④子女教育手当、⑤住宅手当は基礎賃金から除外されます（労働基準法施行規則２１条）。
なお、上記手当が基礎賃金に含まれるかどうかは、名称によって判断されるわけではなく、実質的に判断されます（昭和２２年９月１３日発基１７号）。
名称が家族手当になっていない手当であっても、扶養家族の有無や数に従って支給される手当であれば、除外賃金となるケースもある一方、逆に家族手当等の名称であっても除外賃金とならないケースもあります。
労働者側では、請求金額をできる限り多く見せるために、上記手当も含めて基礎賃金を算定してくることがまま見受けられます。
したがって、会社側としては、労働者側が主張する残業代の根拠となる基礎賃金が適正かどうかを検討する必要があります。
ポイント４：実労働時間≠在籍時間
労働者側が主張する残業代の算定根拠として、基礎賃金のほかに、労働時間があります。
残業した労働時間は、以下のように算定します。
残業した時間＝実労働時間 – 所定労働時間
注意しなければならないことは、実労働時間は、会社に在籍していた時間、ではないということです。
実労働時間とは、「使用者の指揮命令下で労働力を提供した時間」をいいます。
具体的には、「労働時間に該当するか否かは、労働者の行為が使用者の指揮命令下に置かれたものと評価することができるかにより客観的に決まるものであって、労働契約、就業規則、労働協約等の定めのいかんにより決定されるべきものではない」（三菱重工長崎造船所事件、最高裁平成１２年３月９日判決 労判７７８号８頁）とされています。
したがって、就業規則で勤務開始時刻が午前９時とされている場合でも、午前８時半からの勤務が命じられれば実際には命令下に置かれた午前８時半からが労働時間と認定されることになります。
逆に、午前８時半からの勤務が命じられているわけではなく、また実際に何も仕事をしているわけでもなければ、午前８時半からは労働時間とは認定されず、午前９時からが労働時間と認定されることになります。
このように、残業代の算定基礎となる労働時間は、機械的・形式的に決まるわけではなく、実質的な労務環境から判断されることになります。
労働者側が主張する労働時間が、果たして残業代の算定根拠となる実労働時間に該当するかどうかは、慎重に検討しなければなりません。
ポイント５：安易に支払いに応じることが他の従業員に与える影響
次に、労働者側が残業代を請求した場合、会社側が安易に支払いに応じることによって、他の従業員にどのような影響をあたえるかということも考慮する必要があります。
実際には労働者側が過大に残業代を請求してきたにもかかわらず、会社側として紛争を大きくしたくないと考えてすぐに支払いに応じることで、果たしてこの問題は沈静化するといえるでしょうか。
逆に、内容証明郵便を送付しただけですぐに支払いに応じるようであれば、他の従業員も本来よりも多めに残業代を請求しても簡単に支払いに応じてもらうことができると考え、際限がなくなってしまうおそれもありえます。
このように、個別の労働問題のはずが、気が付かないうちに他の従業員にも拡がっていき、ひいては会社全体の経営を揺るがしかねない事態にまで発展するおそれもあります。
１人の元従業員との間だけの問題と安易に考えず、他の従業員との関係でも、どのような対応が望ましいのかは、慎重に検討する必要があります。
ポイント６：タイムカードや就業規則の開示を無視した場合のデメリット
なお、労働者側から、残業代算定のための資料として、タイムカードや就業規則の開示を求められた場合、対応すべきかどうかという問題があります。
この点、労働者側の要求を無視し続けると、裁判に発展した場合、会社側の不誠実な対応が問題視される恐れもあります（参考：会社の不誠実な対応を理由に消滅時効の援用は権利濫用にあたり許されないとされた裁判例（日本セキュリティシステム事件 長野地裁佐久支部平成１１年７月１４日判決 労働判例７７０号９８頁））。
もっとも、だからといって必要のない資料まで送付するべきではありませんので、どこまで開示に応じるべきか慎重に検討すべきです。
ポイント７：労働者に対して要求するべき事項
以上の説明でも触れましたが、労働者側の残業代請求については、安易に鵜呑みにせず、算定根拠の確認も含めて慎重に対応する必要があります。
労働者側が主張する残業代の算定根拠が不明確である場合には、むし労働者側に対し、残業代の算定根拠を明確にするよう求めるべきといえます。
具体的には、以下の事項が考えられます。
- 残業代の請求期間
- 残業代算定の基礎賃金及びその根拠
- 残業代算定の労働時間及びその根拠
【残業代請求をされた場合にとるべき初動対応】
1 安易に支払いに応じない・回答しない
残業代請求を受けた場合の７つのポイントを踏まえ、残業代請求をされた場合には、突然のことで動揺したとしても、決して安易に支払いに応じるべきではありません。
また、支払いに応じないだけでなく、安易な回答も注意すべきです。２年の消滅時効が完成しているにもかかわらず、支払いを前提として分割払いの提案などをすると、債務を承認したとして、消滅時効を援用することができなくなるリスクがあります。
2 労働者に残業代請求の根拠の説明を求める
そもそも、労働者側が主張する残業代の請求額が、法的な根拠や客観的な証拠に基づいているのかどうかも不明なことも少なくありません。
そこで、労働者側に対し、残業代請求の算定根拠を明らかにするよう求めるべきです。
3 他の従業員への影響を考える
また、労働者側の残業代請求に対し、安易に支払いに応じた場合、現に在籍している他の従業員にどのような影響が及ぶかということも考える必要があります。
他の従業員からも残業代請求をされるリスクが拡がっていくと、会社の経営自体を左右しかねない問題にまで発展するおそれがあります。
4 労働問題に詳しい弁護士に相談する
このように、残業代請求を受けた場合、適切な初動対応をとることができるかどうかで、その後の展開が大きく変わっていきます。
残業代請求を受けた場合、当事者同士では感情的な問題もあり、スムーズに対応できないこともありえます。
残業代請求を受けた場合には、労働問題に詳しい弁護士へご相談ください。
